ESOPE

FAQ : Questions fréquentes

Question 1-Quel est le mot de passe par défaut du logiciel?

Question 2-Lors de la première ouverture du logiciel, le message suivant apparaît : « Procédure obligatoire d’enregistrement lors de la première installation. Il vous sera possible de modifier ces informations ultérieurement . Enregistrement du Centre». A quoi correspond-il ?

Question 3-Lors de la première ouverture du logiciel, le message suivant apparaît : « Procédure obligatoire d’enregistrement lors de la première installation. Il vous sera possible de modifier ces informations ultérieurement . Enregistrement du Médecin». A quoi correspond-il ?

Question 4-Je ne suis pas arrivé à noter la ville du patient dans la fiche d'identification et cela bloque pour la suite.

Question 5-Quels sont les dictionnaires personnalisés à remplir avant toute utilisation du logiciel ?

Question 6-Nous n'arrivons pas à ouvrir avec Epi-info les fichiers correspondants aux visites et aux traitements, seul le fichier patient s'ouvre. Epi-info 6 n'a pas l'air de reconnaître le format « .dbf ». Y a t'il un moyen de pallier à cela ?

Question 7- En essayant d'exporter les données, la conversion en fichier Excel est impossible car le mot de passe n'est pas le bon (nous utilisons encore ESTHER comme mot de passe)

Question 8- A quoi correspondent les analyses accessible dans le menu « Traitements »-« Analyse sur les variables numériques » ?

Question 9- Je voudrais restaurer mes données à partir d’une sauvegarde. Comment faire ?

Question 10- Nous avons décidé de donner un numéro de code (n° de dossiers) pour les patients (chiffres et lettres attribuées de facon aléatoire) car il y a beaucoup de noms semblables.

Question 11- Pour analyser mes résultats dans Epi Info ou un autre logiciel statistiques puis je exporter mes dictionnaires en même temps que mes données afin de récupérer les libellés et les codes ?

Question 12- Nous nous trouvons bloqués lorsque nous entrons dans la fenêtre des visites. Le message suivant apparait : "0.0 n'est pas une heure correcte", et plus aucun bouton n'est actif. Nous sommes bloqués, et nous devons fermer le programme.

Question 13- Je me permets de revenir vers vous au sujet d'un problème d'utilisation du logiciel Esope que nous rencontrons depuis deux jours. Lorsque nous ouvrons le programme Esope, une fenêtre s'affiche indiquant "Violation d'accès à l'adresse 10C17511 dans le module SDECDX61.DLL. Lecture de l'adresse 00000002.". Puis, si nous essayons d'ouvrir le fichier patients, le programme refuse l'entrée et affiche "Impossible d'effectuer cette opération sur un ensemble de données fermées".L'utilisatrice me dit n'avoir rien fait qui puisse causer ces problèmes. Nous avons essayé de restaurer des anciennes sauvegardes mais cela ne marche pas.

Question 14- je n'arrive pas à produire une analyse standard de mes données. Comme il y a beaucoup de données, cela prend du temps, l'écran de verrouillage se met donc en place et il est impossible à débloquer .Comment faire?

1-Quel est le mot de passe par défaut du logiciel

Il y a 3 mots de passe par défaut utilisables après installation du logiciel :

Login : ESOPE, mot de passe : ESOPE
Login : ESTHER, mot de passe : ESTHER
Login : ADMIN, mot de passe : ADMIN

Ce dernier login/mot de passe par défaut permet de supprimer, modifier tous les mots de passe

2-Lors de la première ouverture du logiciel, le message suivant apparaît : « Procédure obligatoire d’enregistrement lors de la première installation. Il vous sera possible de modifier ces informations ultérieurement . Enregistrement du Centre». A quoi correspond-il ?

Le logiciel ne peut fonctionner qu’avec un centre de suivi thérapeutique enregistré. A chaque centre correspond un code (automatiquement attribué par le logiciel).
Par défaut le centre est « CENTRE TEST » et « Adresse Test »
Saisissez les informations concernant votre centre : Nom, Adresse, Tel (non obligatoire) sans vous préoccuper du champs médecin.
Validez la saisie en cliquant sur OK.
Pour modifier ultérieurement le nom du centre aller dans le menu "Paramétrage"-> "Centre".
Important : Si vous modifiez ultérieurement le nom du centre, le ou les médecins devront être supprimés puis recrées

3-Lors de la première ouverture du logiciel, le message suivant apparaît : « Procédure obligatoire d’enregistrement lors de la première installation. Il vous sera possible de modifier ces informations ultérieurement . Enregistrement du Médecin». A quoi correspond-il ?

Au moins un médecin doit être enregistré dans le logiciel et rattaché au centre enregistré précédemment.
Par défaut le médecin enregistré est « MEDECIN TEST », « Prénom Test », « Service Test », « Titre Test ». Ce médecin par défaut est rattaché au centre TEST (même après enregistrement de votre centre).
Il est impératif de supprimer le médecin TEST (et non de le modifier) puis d’enregistrer un nouveau médecin qui sera alors rattaché au centre que vous avez enregistrer précédemment. Cliquez sur nouveau pour rajouter au moins 1 médecin
Vérifier que le ou les médecins enregistrés soient bien rattachés au centre de suivi
Vous pouvez rajouter autant de médecins que vous le souhaitez
Important : Si vous modifiez ultérieurement le nom du centre, le ou les médecins devront être supprimés puis recrées
Pour modifier ultérieurement la liste des médecins, aller dans le menu "Dictionnaires"->"Médecins". Cliquez sur modifier, nouveau ou supprimer.

4-Je ne suis pas arrivé à noter la ville du patient dans la fiche d'identification et cela bloque pour la suite.

Pour cela vous devez d'abord saisir des villes dans le dictionnaires des villes

Menu "Dictionnaires" puis sous menu "Autres Dictionnaires"
Dans la liste des dictionnaires sélectionner le dictionnaire "Ville"
Cliquez sur le bouton "Nouveau"
Saisissez un code de ville ainsi que son libellé
Répétez l'opération pour ajouter de nouvelles villes
A partir de là vous pouvez saisir les données concernant un patient

5-Quels sont les dictionnaires personnalisés à remplir avant toute utilisation du logiciel ?

Il y a les dictionnaires :

COM (Comité d’éligibilité) qui permet de renseigner le champ « Comité d’égibilité » de la fiche patient. Ce champs (optionnel) peut vous permettre de saisir les codes du ou des comités d’éligibilité en place.
NACT (Niveau d’activité) qui permet de renseigner le champ « Niveau d’activité » dans la fiche « Visite ». Vous pouvez saisir l’échelle de Karnofsky ou tout autre échelle de mesure de l’activité.
PC (Prise en charge) qui permet de renseigner le champ « Prise en charge » dans la fiche patient. Ce champ (optionnel) peut vous permettre de saisir le niveau de prise en charge du traitement.
VILLE (Ville). La saisie au moins d’une ville est obligatoire pour pouvoir saisir les données concernant un patient.

Pour saisir ou modifier un dictionnaire :

Menu "Dictionnaires" puis sous menu "Autres Dictionnaires"
Dans la liste des dictionnaires sélectionner le dictionnaire souhaité
Cliquez sur le bouton "Nouveau", « Modifier » ou « Supprimer »
Saisissez ou modifiez un code ainsi que son libellé
Cliquez sur OK pour valider la saisie
Répétez l'opération autant de fois que nécessaire

6-Nous n'arrivons pas à ouvrir avec Epi-info les fichiers correspondants aux visites et aux traitements, seul le fichier patient s'ouvre. Epi-info 6 n'a pas l'air de reconnaître le format « .dbf ». Y a t'il un moyen de pallier à cela ?

Pour exporter les fichiers de données pour analyse sous Epi Info :

Aller dans le menu « Traitements »
Sous menu "Exportation des données"
Choisir Epi-Info
L’export génère des fichiers anonymisés et ouvre le fichier patients sous Epi Info (si le module analyse est dans c:\epi6fr).
Les fichiers au format dbf sont par défaut sauvegardés dans le sous-répertoire Epi-Info d'Esope (Vérifier ce point dans le menu Paramétrage -> Logiciel, onglet Dossiers). Ils ont pour nom :
EST_PAT.dbf EST_TRTA.dbf
EST_TRTS.dbf EST_VIS.dbf

Je vous conseille de faire une copie du programme ANALYSIS.EXE d'Epi Info dans ce répertoire :

Lancer Analysis
Taper la commande read *.dbf et sélectionnez le dbf

Si vous travaillez en relationnel, il est judicieux d'importer les fichiers au format REC en utilisant le programme IMPORT.EXE (que vous pouvez recopier dans le répertoire également).

N'essayez pas d'ouvrir les fichiers dbf du répertoire DATA. Le fichier patient est crypté et donc inaccessible à Epi Info.

7- En essayant d'exporter les données, la conversion en fichier Excel est impossible car le mot de passe n'est pas le bon (nous utilisons encore ESTHER comme mot de passe)

L'icône export disponible sur la page d'accueil du logiciel génère un fichier zip destiné à l'analyse multi-centrique.
Pour exporter les données afin de les analyser dans Excel :

Aller dans le menu « Traitements »
Sous menu "Exportation des données"
Choisir Excel
Les données seront exportées dans le sous-répertoire Excel d'Esope (Vérifier ce point dans le menu Paramétrage -> Logiciel, onglet Dossiers)
Ces données sont anonymisés. Il y a au total 4 fichiers

Un fichier patient
Un fichier visites
Un fichier traitements ARV
Un fichier autres traitements

8- A quoi correspondent les analyses accessible dans le menu « Traitements »-« Analyse sur les variables numériques » ?

Cette fonction vous permet de calculer des moyennes. :

Sélectionnez la variable à analyser (ex : Charge virale, nombre de CD4…)
Le calcul de la moyenne pour les premières visites prend en compte

Toutes les premières visites comprises entre les 2 dates que vous avez saisi et pour lesquelles un résultat quantitatif a été saisi (les premières visites sans résultats sont bien entendu exclues de l’analyse)
ex : Moyenne de la charge virale entre le 1 Janvier 2004 et le 30 Juin 2004 : Vous obtiendrez un résultat moyen pour les patients dont la date de première visite est comprise entre ces 2 dates et pour lesquelles il y a eu une charge virale enregistrée au cours de cette première visite

Le calcul de la moyenne pour les autres visites prend en compte

La même cohorte de patients
La dernière visite avec un résultat enregistré entre X et Y jours après la première visite
ex : Moyenne de la charge virale pour les visites réalisées entre 90 et 180 jours après la première visite : Vous obtiendrez la charge virale moyenne entre 3 et 6 mois après la première visite pour la cohorte des patients enregistrés entre le 1er Janvier et le 30 juin 2004

9- Je voudrais restaurer mes données à partir d’une sauvegarde. Comment faire ?

Allez dans le menu « Application » et sélectionnez « Restauration »
Cliquez sur le bouton « Chercher »
Dans la fenêtre de navigation ouvrez le répertoire dans le quel se trouve le fichier zip de sauvegarde
Sélectionnez le fichier de sauvegarde à restaurer
Cliquez sur OK
Vérifiez que le chemin et le fichier sont corrects
Cliquez sur lancer la restauration

10- Nous avons décidé de donner un numéro de code (n° de dossiers) pour les patients (chiffres et lettres attribuées de facon aléatoire) car il y a beaucoup de noms semblables.

A partir de la version 2.0, un nouveau champ a été rajouté appelé “dossier”. Ce champs est alphanumérique vous pouvez saisir aussi bien des chiffres que des lettres.
Vous disposez dorénavant de fonction de recherche à partir de ce numéro de dossier dans la liste des patients comme dans la liste des visites

11- Pour analyser mes résultats dans Epi Info ou un autre logiciel statistiques puis je exporter mes dictionnaires en même temps que mes données afin de récupérer les libellés et les codes ?

Non à ce jour cette fonctionnalité n'est pas prévue.
Vous pouvez toutefois faire une copie des fichiers dico.dbf, galie.dbf et arv.dbf pour récupérer ces informations et les traiter dans Epi info ou dans votre logiciel statistique.

12- Nous nous trouvons bloqués lorsque nous entrons dans la fenêtre des visites. Le message suivant apparait : "0.0 n'est pas une heure correcte", et plus aucun bouton n'est actif. Nous sommes bloqués, et nous devons fermer le programme.

Il est fort probable que vous ayiez eu une panne de courant alors que vous étiez en mode de saisie de données ce qui a eu pour conséquence de corrompre une partie de votre base de données. Si vous avez effectué des sauvegardes régulières, faites une restauration de votre base de données.
Pour cela allez dans le menu “Application-> Restauration”. (voir quesiton 9)

Il est très fortement recommandé de réaliser des sauvegardes quotidiennes de vos données.

Si vous n’avez pas de sauvegarde contactez nous à l’adresse suivante esope@epiconcept.fr nous tenterons de réparer vos bases de données

Question 13- Je me permets de revenir vers vous au sujet d'un problème d'utilisation du logiciel Esope que nous rencontrons depuis deux jours. Lorsque nous ouvrons le programme Esope, une fenêtre s'affiche indiquant "Violation d'accès à l'adresse 10C17511 dans le module SDECDX61.DLL. Lecture de l'adresse 00000002.". Puis, si nous essayons d'ouvrir le fichier patients, le programme refuse l'entrée et affiche "Impossible d'effectuer cette opération sur un ensemble de données fermées".L'utilisatrice me dit n'avoir rien fait qui puisse causer ces problèmes. Nous avons essayé de restaurer des anciennes sauvegardes mais cela ne marche pas.

Normalement en relançant l'installation d'Esope dans le même répertoire vous devriez résoudre votre problème qui devrait être lié au fait qu'ESOPE ne peut lire le fichier SDECDX61.DLL soit qu'il ait été effacé de votre disque dur soit qu'il ait été endommagé.

Relancez donc toute la procédure d'installation (vos données seront préservées).

En cas de persistance du problème recontactez nous à l’adresse suivante esope@epiconcept.fr

Question 14- je n'arrive pas à produire une analyse standard de mes données. Comme il y a beaucoup de données, cela prend du temps, l'écran de verrouillage se met donc en place et il est impossible à débloquer .Comment faire?

Désactivez le verouillage de l'application. Aller dans :

- “Paramétrage” puis dans “Paramétrage logiciel”

- Dans l'onglet Préférences laissez le champ verouillage vide